Você sabe o que é Gestão de Tempo?
Em meio a diversas definições,o conceito mais intuitivo de Gestão de Tempo é "a forma que você decide utilizar seu tempo para maximizar sua produtividade e alcançar seus objetivos".
Na verdade, Gestão de Tempo ou, como prefiro dizer, Otimização de Tarefas, é apenas uma forma de trabalho inteligente.
A ideia deste artigo é mostrar ferramentas práticas úteis para você começar a trabalhar de forma inteligente.
Como trabalhar de forma mais inteligente?
Essa pergunta tem múltiplas respostas, dependendo do horizonte de tempo. No entanto, dentro de cada horizonte de tempo podemos trabalhar sempre com o ciclo Planejar - Executar - Revisar. A ideia deste ciclo é trabalhar visando a melhoria contínua de processos e tarefas.
Vamos trabalhar ainda com a divisão dos horizontes de tempo em Dia, Semana e Mês. O princípio é o mesmo para horizontes maiores como o Semestral, Anual, Bianual, etc, portanto, com este artigo você poderá planejar até seus sonhos de longo prazo!
Horizonte 1: Mensal
Para o seu planejamento mensal, o interessante é que essa tarefa seja feita com a antecedência de uma semana a chegada do mês, na forma de um calendário contendo os seus principais prazos e eventos desse período.
Indico a utilização de um calendário parecido com o da foto abaixo, onde você possa escrever em cada dia.
Depois de montado o calendário, deixe ele sempre visível em seu local de trabalho!
Entendo que muita coisa pode mudar dentro do planejamento de um mês, uma vez que somos bombardeados com novas propostas, oportunidades, prioridades, sem aviso prévio. Portanto, o planejamento mensal não é tão preciso quanto o semanal e o diário.
Para Executar durante o mês, tenha sempre em vista seu calendário e anote cada vez que surgir um prazo novo. Ter seus prazos sempre em dia te ajudará a planejar melhor suas semanas.
Por fim, na hora de Revisar o mês, analise as competências que você desenvolveu, faça uma análise crítica do seu trabalho ao longo dele, elenque as pessoas que você se conectou e, principalmente, pense em formas de melhorar para o próximo mês o que você errou durante este.
Vale lembrar que a revisão de um mês é uma forma de melhorar o planejamento para o próximo.
Horizonte 2: Semanal
Não sei em que dia você está lendo esse texto, mas o ideal é começar a Planejar sua semana é no domingo.
Na hora do planejamento, você vai elencar seus principais prazos da semana (utilizando seu calendário), suas principais tarefas a serem desenvolvidas, as principais pessoas que você tem que conversar e, uma vez feito isso, verifique as tarefas mais importantes da sua semana agrupando-as por áreas.
Tendo em mãos as áreas mais importantes, distribua-as ao longo dos turnos como na foto abaixo.
A dica que dou é fazer a distribuição para no máximo 3 dias. Portanto, se você está fazendo isso no domingo, distribua até quarta. Então, no final de cada dia você continua esse planejamento, por exemplo: segunda você planeja quinta.
Outro ponto muito importante é deixar períodos livres de tempo para imprevistos, já que sabemos que podem surgir tarefas urgentes ao longo dos dias.
Durante a Execução tenha sempre em mente o planejamento que você fez para os dias e os prazos mais importantes da semana.
Já na hora de Revisar, execute um procedimento parecido com a revisão mensal, portanto, observe as competências que você desenvolveu, faça uma análise crítica do seu trabalho ao longo da semana, elenque as pessoas que você se conectou e, principalmente, pense em formas de melhorar para a próxima semana.
Quanto menor o horizonte de tempo, mais precisa é a revisão e mais fácil é melhorar os pontos que precisam ser trabalhados. Isso é o que algumas metodologias ágeis chamam de ciclo de feedback.
Horizonte 3: Diário
Na hora de Planejar seu dia, tenha como base o planejamento semanal. Então, uma boa ideia é que, dentro das áreas que você viu que eram mais importantes, você elenque as 5 principais tarefas do dia. Essas são as tarefas que você não pode ir para a cama sem ter realizado!
A Execução durante o dia é tão essencial que merece uma seção nesse artigo só com dicas. Essas serão citadas e explicadas posteriormente neste artigo.
Para Revisar o seu dia, é só responder sempre a 3 perguntas:
O que fiz hoje e tenho que fazer mais amanhã?
O que aprendi hoje?
O que fiz hoje e tenho que deixar de fazer amanhã?
Dicas de Execução de Tarefas
Dica 1: Comece pela tarefa mais difícil
É fato que ao longo do dia vamos perdendo energia, portanto, comece fazendo as tarefas que exigem mais de você.
Dica 2: Técnica de Pomodoro
Nesta técnica de foco, você intercala períodos de 25 minutos de trabalho focado com 5 minutos de descanso. É uma ótima técnica utilizar para tarefas difíceis!
Dica 3: Quebre suas atividades em tarefas menores
Caso você tenha uma grande tarefa a ser desenvolvida, trabalhe ela em atividades menores e mais fáceis de executar.
Dica 4: Matriz de Eisenhower
A Matriz de Eisenhower ajuda na priorização de determinada tarefa. Você faz uma avaliação de urgência e importância e, de acordo com o que avaliar, coloque na matriz abaixo.
Dica 5: Pequenas recompensas
Por fim, depois que você realizar uma tarefa, uma boa dica é se dar uma pequena recompensa, como um pedacinho de chocolate ou algo do tipo.
Prática leva à Perfeição
Discordo da frase acima porque a perfeição simplesmente não existe, mas consigo identificar o motivo de ela existir.
Assim como qualquer atividade na sua vida, a otimização de tarefas se aperfeiçoa a cada ciclo que você cumpre.
Dê tempo para o método te ajudar!
Se você acha que esse artigo te ajudou, ou tem alguma sugestão de dica para otimização de tarefas, por favor comente aqui!