A continuidade do sucesso de uma programação é determinada pelas ações pré-evento, durante e pós-evento. É importante que após a realização de um congresso ou semana acadêmica sejam feitas análises críticas dos trabalhos e das programações. Com estas análises e uma boa gestão de conhecimento os novos organizadores terão boas ferramentas para se trabalhar na melhoria das programações, evitando cometer erros já cometidos em edições anteriores. Todas as dúvidas referentes aos trabalhos devem ser esclarecidas, para isso é recomendável manter uma relação com os antigos líderes, pelo menos nos primeiros momentos, e não ter vergonha de perguntar.
Saber como foram organizadas as programações anteriores ajuda muito, porém deve-se evitar repetir tudo o que ocorreu bem como se aquela fosse a fórmula pronta do sucesso, cada evento é único, tem uma temática e um público diferenciado. Além disso, deve-se respeitar a própria individualidade dos organizadores, cada pessoa e cada equipe tem sua maneira de pensar e trabalhar. A nova equipe deve ter autonomia para inovar, para isso é fundamental que todos os seus integrantes se sintam contemplados com as mudanças na programação, tenham a liberdade de opinar, dar feedbacks e decidam juntos o que gostariam de manter, se baseando com a gestão do conhecimento.
Nas programações em que existem processos criativos, a SAEQA opta por equipes multidisciplinares, por exemplo, na organização das mesas redondas tem-se dois membros da diretoria de programação científica (o líder e seu braço direito), dois de parcerias, um de infraestrutura e um de comunicação. Tudo é planejado imaginando como será na execução da programação, mas nem sempre as coisas ocorrem como se planejou. Então é preciso cuidar com os imprevistos, ou seja, fazer uma gestão de riscos, elencando problemas comuns e outros mais inusitados que podem ocorrer no dia, pensando em ações preventivas e em planos de ações para o momento do evento. Um exemplo cotidiano é a definição da duração de uma programação, que deve ser condizente e prever alguns tempos extras, de modo que não atrase o evento como um todo.
Durante a semana acadêmica os congressistas atribuem notas para cada programação, com esses dados é possível verificar sua qualidade e da SAEQA num geral pelo método NPS (Net Promoter Store). Em 2018 o evento teve um NPS de 87%, isso indica que com todos esses cuidados a SAEQA vem mantendo a qualidade das suas programações e melhorando a cada edição.
Autora: Amanda Rafaela dos Santos