Para organizar um evento da magnitude da SAEQA é necessário que, com grande antecedência, seja feito um planejamento dos gastos que serão efetivados. Ao contrário do histórico de edições passadas, que faziam dois planejamentos financeiros por edição – um para cada semestre da gestão - neste ano, a diretoria administrativa da SAEQA decidiu por inovar, fazendo-o uma única vez para a gestão inteira de um ano.
Fundamentos do Planejamento Financeiro: O planejamento financeiro da SAEQA 2019 foi inspirado por uma metodologia já aplicada na Conaq – empresa júnior de Engenharia Química e Engenharia de Alimentos da Universidade Federal de Santa Catarina. Esta metodologia chama-se NO DICE e tem como objetivo uma melhor estruturação e avaliação da real necessidade e do custo benefício propiciado por cada gasto orçado no planejamento financeiro. A metodologia NO DICE, por sua vez, baseia-se em uma ferramenta de qualidade chamada de matriz GUT, utilizada para a avaliar a real necessidade de cada despesa orçada.
Cenários: Como o valor total das entradas no caixa da SAEQA é consideravelmente incerto no início da gestão, é muito interessante dividirmos o orçamento do evento em cenários. O Planejamento Financeiro da SAEQA 2019 foi feito com 3 distintos cenários: Indispensável, que contém todos os gastos que são fundamentais para a realização saudável do evento; Importante, definido por todas as coisas que impactam diretamente a qualidade do evento; Desejável, tudo o que poderia fazer com que a SAEQA 2019 se tornasse o evento mais completo possível, neste cenário é permitido que qualquer sonho seja exposto. Para itens que estejam em múltiplos cenários, porém com valores diferentes, é interessante que o valor que seja posto no panorama seguinte seja apenas o quanto foi acrescido em relação ao cenário anterior, para que se tenha uma boa noção de quanto cada perspectiva encarece o evento, uma vez que o cenário desejável é composto, também, pela totalidade dos cenários Indispensável e Importante.
Prioridade no Planejamento Financeiro: Após a estruturação do planejamento financeiro - dada a incorporação de todos os gastos considerados pelos diretores como de necessária efetivação - é feita uma reunião de Diretores extraordinária com o foco único de avaliar tais gastos. As expensas são individualmente alocadas quanto à categoria na qual se enquadram – Processo Interno, Evento e Expansão – e, então, os diretores avaliam se a despesa é estratégica para o evento (se a decisão for que não é, o item é automaticamente excluído do planejamento financeiro) e, caso seja, dão uma nota referente ao custo benefício de tal gasto. Cada uma das três categorias previamente listadas apresenta um peso diferente definido em relação ao objetivo do evento. Como a SAEQA 2019 apresenta como sua visão alcançar 300 congressistas, a categoria “Expansão” apresenta maior peso (1); seguida pela categoria “Evento” (0,9), uma vez que a SAEQA tem como sua missão garantir eventos inspiradores e de qualidade; por último, a categoria “Processo Interno” (0,8), que são gastos não tão visuais aos congressistas. Esses pesos das categorias são multiplicados pela média das notas que os diretores deram para o custo benefício de cada despesa e, então, chega-se à nota que define o índice de prioridade dos gastos, quanto maior for este, maior será a necessidade de sua efetivação.
Próximos passos do Planejamento Financeiro: Após a realização do planejamento financeiro é de fundamental importância acompanhar e revê-lo com frequência. Desvios no planejamento, apesar de comuns, são ameaçadores para a saúde financeira da entidade e para a realização do evento previamente orçado. Os valores não orçados que eventualmente surgirão ao longo da gestão devem ser friamente avaliados e provocam uma revisão de todo o resto do planejamento para uma possivelmente necessária adequação. O passo seguinte natural ao planejamento financeiro é a construção do fluxo de caixa, para mostrar todas as entradas e saídas de dinheiro para a entidade e melhor acompanhar a realidade entre o orçado e o efetivado.